Web会議システム入門

新型コロナウィルス対策の観点から、Web会議システム(殆どZOOM)を使う事も増えましたので、各サービスの概要や使用感について、筆者の体験談ベースで触れて置こうと思います。

ワイズ公共データシステム(株)主催の「建設業セミナー」でZOOMが使用されたのは記憶に新しいところかと存じますし、パソコンに繋ぐ(外付けの)Webカメラが品薄という報道をなされた事もありました。尚カメラに関しては内蔵されているパソコンも少なくありませんので、一度ご確認されるとよいでしょう。

役所でもZOOMを使用される事があるようで、個人的には驚いております。業務の効率化に留まらず、建設業界においても、対外的に使用する機会が増えても減る事はないのではないかと存じます。

当事務所が使用するWeb会議サービス

後段でもご紹介しておりますが、参加者4名まで無料・会議時間無制限、スマートフォンでもアプリケーションが不要というメリットから、Wherebyを利用します。

https://whereby.com/****

こちらがアドレスになります。****のところをご案内しますので、アクセスして頂ければと存じます。PCの場合はカメラ・マイクのご準備をお願いします。
ZOOMなど、ご希望のシステムが御座いましたら、極力対応致します。

Web会議サービスの準備

まず前提として、Web会議を催す(Web会議室を用意する)際に、ホスト(主催者)とクライアント(ここでは会議の参加者)に分けて考える場合が殆どかと存じます。ホストがWeb会議で使用したいサービス(ZOOMなど)を選択して、Web上の会議室を準備します。会議室の情報(入口)はアドレスやミーティングIDのような形で提供されます。ホストはなにがしかの方法でこの情報をクライアントに連絡します。クライアントはこの情報を元に、開催日時になりましたら、ブラウザや専用のアプリケーションからアクセスします。以上が大まかな流れです。

先ほどホストが使用したいWeb会議サービスを選ぶと申しましたが、有償サービスの場合、ホストが事前に費用を負担している場合が殆どです。

利用上の注意点

各Web会議サービスによって、音声や画像の品質、ノイズが入ったり遅延したり、軽快に動作するかであったり、双方向で話せたり、会議の録画やチャット(リアルタイムで文章を送り合う事)の使用の可否、参加可能な人数や会議を続けて開催可能な時間、他のサービスと連動させたりなどで差別化や顧客の囲い込みを図っています。特に音声品質や動作の軽快さは、実際に使ってみないと分からない反面、スムーズな会議の進行に欠かせない要素でもあります。少人数だとよくても、多人数になると不具合が出るなどのクチコミを見かける事も少なくなく、注意が必要です。

クライアント側で注意したいのが、会議前にカメラとマイクのテストをしておいた方がいい事でしょうか。

セキュリティ面について

技術的な面は割愛しますが、それ以外にも注意したい点はあります。

まずカメラをキチンとつけて貰わないと、本当に意図した方が会議に参加しているのか確認し辛い点があります。多人数になればなるほど、難しくなります。言い換えれば、実際の会議の『受付』に相当するような機能がありません。特に、余り聞かれたくないような会議を開催する場合には、意図せず会議の内容が漏洩する事も起こり得ます。会議中に入退出される場合にも、実際の会議室と比べてかなり気づきにくいです。
またクライアント側で傍聴されるようなケースも、ホスト側からは把握のしようがありません。

別に通信内容が暗号化などされてなくても、それを傍受するような技術は一般の方はなかなか有していないでしょうが、Web会議では傍聴・傍受は簡単に起こる点は、留意しましょう。

各社のWeb会議サービス

それでは筆者が利用した事があるサービス等について、触れていきます。

ZOOM(ズーム)

報道などで耳にされた方も少なくないかと存じます。また、今Web会議を案内される場合はほぼこのサービスです。

パソコンで利用する場合も含めて、アプリケーションを事前にインストールして置く必要があります。ブラウザでも参加可能のような記載を見かけた事もありますが、筆者には出来ませんでした。
音声や画像の品質もよく、筆者は10人程度の会議で使用する機会が多いですが、複数の方が同時に話しても全く違和感はありません。
チャットも使えますし、録画の機能もあるようです。ホスト側からクライアントのパソコンを操作する事も可能なようです。

利用者も多いからか、説明会が催される事もあるようで、ご関心のある方は、情報のアンテナを張っておかれるのもよいでしょう。
一方、セキュリティ面の報道がなされた事も記憶に新しいところではあります。

このサービスだからという訳ではありませんが、資料をアップしながら話す用途では、それなりの性能のあるパソコン等でないと、音声がカクツキます。以前、資料アップ用と発表用とで複数台に分けて利用した経験もありましたが、場合によってはそういった工夫や、事前に資料だけ配布して置くなどの工夫も必要かも知れません。後者の場合は、資料○○ページの…などと、補いながら話していく必要があるでしょう。

無償でも利用できますが、多人数の会議の場合は40分に制限されます。ただ会議室に入り直す事でこの時間はリセット出来ますので、小規模な会議では、そういった使い方も可能かと存じます、手間は増えますが。

Whereby(appear.in)

サービス名が変更になっており、現在はWhereby,以前はapper.inと呼ばれていました。Web会議システムでは各社、サービスの更改に合わせてサービス名も変えて来る事が多いです。またGoogleのサービスではこの手の対応が目立ちます。情報サイトでは更新されてない場合もあります。

4人までなら無償で時間制限なく利用出来ます。ブラウザのみ(スマホのブラウザでも基本、可)で利用でき、メールアドレスだけでホストになれる手軽さが魅力です。操作画面の日本語化はされていましたが、ホストがログインする際は英語表記になります。

数年前に使った時にも音声の遅延や品質面で気になる事はありませんでした。ただ資料をアップして話す場合に、それなりの性能のパソコンが欲しいのは前出の通りです。

当事務所でWeb会議サービスを利用する場合は、こちらでいいかなと思っております。

他、大手サービス

大手のサービスについても見ていきます。結論から言うと筆者はオススメしません。

Messenger Rooms(Facebook)

2020年5月にリリースされた、新しいサービスです。オフィシャルサイトが日本語化されてないところからも、前出のWherebyと大差ない気もします。カタログスペックとしては、50人まで参加可能、クライアントにFacebookのアカウントは不要、会議室の時間制限がないとの事です。

パソコンからはChromeでないと画面左にMessenger Roomsようのアイコンが出現しませんでした。画面右にも見たようなビデオアイコンがある為、ユーザーインターフェイス(UI)としては不親切です。
慣れてないと間違えて個人宛てになにがしかのインスタントメッセージ(IM)でも飛んでしまうのではないかと恐ろしさがあります。

Google Meet

無料サービスの場合、参加人数100人まで、時間制限は60分(9月30日までは24時間)、クライアントもGoogleのアカウントが必要(Androidユーザーはほぼ取得されているでしょうが)との事です。パソコンはブラウザでも参加可能ですが、Androidは試した限りアプリケーションがないとアクセス出来ないようです。G Suite Essentialsが必要にもサイトの記述が取れ、サービスの内容がややこしく感じました。名前もアカウントのそれが利用され、ZOOMのように都度気軽に変更できるのかは不明です。

Skype(Meet Now)

参加人数は50人、アカウント不要、時間制限なしとの事ですが、ブラウザはChromeかMicrosoft Edgeのみの対応です。パソコンから試してみましたが、Skypeを起動させようとしても、何故か上手く動きませんでした。当方の環境のせいだろうとは思いますが、運用に際し、敷居は高そうです。ブラウザからは起動出来ましたが、どうもChromeとWebカメラ・マイクの相性がよくないみたいで。

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Posted by 行政書士 吉永